Preguntas más frecuentes

CUESTIONES PRÁCTICAS

Calendario de aplicación:

 Tras un proceso de testeo en años anteriores, a partir de 2012 ya es obligatorio para todas las organizaciones que pertenecen a la Coordinadora de ONG para el Desarrollo–España someterse a la revisión de los indicadores de esta herramienta. No así para las Coordinadora Autonómicas, que también son miembros de pleno derecho de la Coordinadora estatal

La evaluación se realizará obligatoriamente con auditor/a externo/a, quien emitirá un informe dirigido a la ONGD solicitante y a la Coordinadora.

La Junta de Gobierno hará seguimiento del cumplimiento de esta obligación e irá proponiendo a la Asamblea de la Coordinadora las medidas que estime procedentes para ello.

El plazo para realizar el proceso de revisión de los indicadores de transparencia con un auditor externo y entregarlo a la Coordinadora es hasta diciembre de 2012. Los indicadores estarán o no cumplidos en la fecha en que se haga la auditoria: algunos hacen referencia a datos del 2011 y eso hay que tenerlo previsto antes del fin de año; otros, como la mayoría de los de transparencia, como se verifican en la web, lo que tiene validez es lo que está colgado en la web el día que se hace la auditoria y entonces se cumplen en 2012. Por ejemplo, si una organización está trabajando su planificación estratégica, y se aprueba en la Asamblea de 2012, suponiendo que hace la verificación de los indicadores en julio de este año, los indicadores referentes a ese tema se dan por cumplidos (si se cumplen) aunque no lo estuvieran en 2011

En este calendario se produce una salvedad para aquellas organizaciones que se incorporan a la Coordinadora. Éstas deben tener un plazo de verificación de la herramienta acorde a su año de incorporación y, por tanto, no se convierte en obligatoria su revisión hasta el segundo año de pertenencia, quedando el calendario como sigue:

Calendario de aplicación de la Herramienta de Transparencia para ONGD de nuevo ingreso:
* Año N de incorporación a la Coordinadora: Familiarización con la herramienta y autoevaluación voluntaria dirigida a la Coordinadora
* Año N+1: Evaluación voluntaria con auditor/a externo/a, quien emitirá un informe dirigido a la ONGD y a la Coordinadora
* Año N+2: Evaluación obligatoria con auditor/a externo/a, quien emitirá un informe dirigido a la ONGD y a la Coordinadora

Posibles modificaciones relativas a indicadores y procedimientos:

En cualquier momento a lo largo de este proceso de implantación, la Junta de Gobierno de la Coordinadora, ya sea por iniciativa propia o a propuesta del grupo de transparencia y rendición de cuentas, podrá realizar los ajustes necesarios en la formulación de los indicadores y en el procedimiento de su aplicación buscando la mejora de la aplicabilidad de la herramienta, siempre que dichas modificaciones no sean sustanciales ni afecten a la naturaleza del indicador afectado o del procedimiento de aplicación. En caso de modificaciones sustanciales o de adición de nuevos indicadores, la Junta deberá recabar la aprobación de la Asamblea.

En relación con la empresa auditora y el envío de informes:

Solamente puede revisar el cumplimiento o no de la batería de indicadores un/a auditor/a censado/a y reconocido/a como tal. Así se acordó en la Asamblea General  Ordinaria de 2009.

La revisión de los indicadores se realiza bajo el modelo de procedimientos acordados y por normas del Instituto de Censores no se puede hacer público el informe. Sólo emiten  un informe que se entrega a la propia entidad y a la Coordinadora Estatal.

La Coordinadora Estatal sólo va a recoger las revisiones de sus organizaciones miembro. Por tanto, si una ONGD no pertenece a la estatal (aunque sí lo haga a alguna de las autonómicas) no puede remitir su informe a la estatal.

Es la Coordinadora Estatal la que emitirá una carta a cada organización certificando que se han revisado los indicadores de la organización por parte del auditor, y dando el resultado agrupado por bloques de la herramienta. Si la empresa auditora da su permiso por escrito, se puede publicar en la web de la organización esta carta como acreditación del cumplimiento de la herramienta. La Coordinadora utilizará el mismo modelo de carta para todas, con un resultado por bloques, nunca por indicadores.

Las normas de contratación de la revisión de los indicadores están establecidas por el Instituto de Censores en la guía de procedimientos que han redactado y aprobado. No hay ningún listado de empresas auditoras que trabajen para ONGD, cualquier empresa española puede realizar el trabajo porque el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España ha cedido su trabajo para todas las empresas, incluso las que no pertenecen a su institución. Se puede descargar de la web del Instituto, y de la web de la Coordinadora en el apartado de transparencia

No tenemos negociado el precio con ninguno en particular. La experiencia nos dice que es más barato y práctico si se hace con la misma empresa auditora que realiza la auditoría de cuentas y a la vez que la citada auditoría, pero no es obligatorio. El único punto a tener en cuenta s que el socio de la empresa que firme la auditoría de cuentas no debe firmar ningún otro informe a la misma entidad, pero este punto queda a decisión de la empresa, el cliente no es responsable de este tema.

El criterio que prevalece es el del auditor, las respuestas del grupo no son vinculantes, en el sentido que aunque intentan transmitir las decisiones tomadas en las reuniones del grupo sobre cada indicador sabemos que no podemos limitar el alcance de la interpretación que cada auditor haga.

Los indicadores se verifican a la fecha en la que se está realizando la revisión, algunos hacen referencia al año anterior, pero otros no, sobre todo los de transparencia porque se miran en la web, pero incluso el resto de los indicadores también, si el indicador se cumple en ese momento, como tal se reflejará en el informe del auditor, eso es lo que va a leer la Coordinadora, independientemente del año en el que se hayan aprobado las fuentes de verificación.

Los/as auditores/as no pueden otorgar puntuaciones a los indicadores. Su trabajo consiste en presentar la lista de hechos que se han encontrado en la realización de su trabajo y que consideran suponen un incumplimiento de los indicadores correspondientes. En caso de que consideren que el hecho no supone un incumplimiento, no deben reflejarlo explícitamente en dicha lista. Incluir la tabla de indicadores al final del informe facilita la interpretación de las notas de la 1ª página. Pero, en cualquier caso, en dicha tabla sólo se deben incluir número, definición, fuente de información y procedimiento a efectuar (ni puntuaciones, ni observaciones). Y, por tanto, no se tendrán en cuenta para comprobar en la Coordinadora el cumplimiento/incumplimiento de los indicadores.

Publicidad y comunicación de la Herramienta:

 Hasta  el año 2012, no ha habido una comunicación a medios, ya que la utilización de la Herramienta no era obligatoria hasta esta fecha. A partir de la publicación en las webs de las cartas que acreditan la verificación de la herramienta, el grupo de trabajo de comunicación está trabajando en un plan de comunicación que se difundirá a todas las organizaciones

PREGUNTAS FRECUENTES RELATIVAS A LOS INDICADORES.-

 Bloque 1: Órgano de gobierno.

BG 1.1 El número mínimo de miembros del órgano de gobierno es de cinco.

En el caso de una asociación, la fuente de información se refiere al certificado emitido por el Ministerio del Interior (Registro de Asociaciones) pero éste sólo incluye la identidad de los titulares de la Junta Directiva y órgano de representación (Presidente y Secretario con facultades para certificar acuerdos sociales), es decir, dos personas. Sin embargo, la Asamblea de socios está compuesta por nueve personas. ¿Cómo daríamos cumplimiento a este indicador?

La fuente de verificación del indicador para las asociaciones es el certificado emitido por el registro de asociaciones, donde se reconoce la composición de la Junta Directiva (JD) y no la Asamblea de socios que no es obligatorio registrarla. Cuando hablamos de órgano de gobierno únicamente hablamos de JD o de  así que en el caso de que el número de componentes de la JD sea menor a 5, se incumpliría el indicador.

BG 1.3 La proporción máxima de miembros del órgano de gobierno que mantienen relación de parentesco hasta segundo grado o que son parejas de hecho es del 20%.

¿Cómo se justifica el cumplimiento?

El documento verificativo del indicador será una declaración de cada uno de los miembros diciendo que no tiene ninguna relación de parentesco con los otros miembros de la Junta  Directiva o del Patronato, para que lo pueda comprobar el auditor sin tener que hablar con todos. Hay que tener en cuenta que por lo apellidos no se sabe si dos personas están casadas o son pareja de hecho.

¿Es necesario renovar anualmente el documento acreditativo del cumplimiento de este indicador?

No es necesario que el documento se actualice cada año, será necesario que se actualice únicamente cuando cambie alguno de los miembros del órgano de gobierno.

El documento inicial será por tanto válido mientras la composición del órgano de gobierno no cambie y se demostrará mediante los documentos que existen al efecto.

 BG 1.6  No más del 40% de los miembros del órgano de gobierno recibe contraprestación económica por otros cargos que puedan ocupar en la organización.

¿Qué certificado habría que presentar?

En el caso de las asociaciones, el emitido por el Registro de Asociaciones en el que se registra la composición de la Junta Directiva.

En el caso de las fundaciones, el emitido por el Registro de Fundaciones que recoge la composición del Patronato.

Además habrá que presentar el modelo 190 (Resumen Anual de Retenciones e Ingresos a cuenta que se presenta a la Agencia Tributaria). Con los dos documentos se podrá comprobar cuántas personas del órgano de gobierno también son trabajadores pagados por la entidad.

BG 1.7. En el caso de las asociaciones, la  elección y sustitución de cargos, se realizará como máximo cada cinco años.

¿Este indicador es aplicable también para las fundaciones?

No, en caso de que la forma jurídica de la organización sea otra diferente a la asociación (por ejemplo, fundación), ésta adquiere automáticamente los 10 puntos.

Bloque 2: Misión, Visión y Valores.

 BG 2.2 La Misión se revisará al menos cada diez años. Los términos de referencia de la revisión de la Misión contemplan la participación en el proceso de una representación de los siguientes grupos de interés de la organización: órgano de gobierno, personal remunerado y voluntariado

BG 2.4 La Visión se revisará cada vez que se actualice el plan estratégico. Los términos de referencia de revisión de la Visión contemplan la participación en el proceso de una representación de los siguientes grupos de interés de la organización: órgano de gobierno, personal remunerado y voluntariado.

BG 2.6 Los Valores se revisan al menos cada diez años. Los términos de referencia de la revisión de los Valores contemplan la participación en el proceso de una representación de los siguientes grupos de interés de la organización: órgano de gobierno, personal remunerado y voluntariado.

Si disponemos del Acta en la que se aprueba la misión, visión y valores pero no los términos de referencia de revisión. ¿Cómo puntuamos esto?

En estos indicadores, es necesario que estén aprobados los términos de referencia en cuanto a la participación en los procesos de revisión de determinados grupos de interés y también en cuanto a la temporalidad de la revisión.

Por lo que actualmente no cumplís con el indicador. Sin embargo, existe una tercera versión de la herramienta (actualmente en proceso) que refleja lo ratificado en el Grupo de Transparencia: “Todo lo definido antes del 28 de Marzo de 2009” cumple aunque el proceso no haya sido participativo.

Teniendo en cuenta esta consideración, es probable que en ese momento no cumpláis el indicador, pero el año que viene sí, dado que esperamos tener la tercera versión de la herramienta antes de que sea obligatoria.

De todos modos será necesario que el órgano de gobierno defina los términos de referencia acordes con estos indicadores cuando abráis un nuevo proceso de revisión para la Misión, Visión y Valores para poder cumplir a partir de la próxima revisión de dichos términos.

BG 2.4 / BG 2.6 ¿Qué se debe revisar cada vez que se actualice el Plan estratégico la Visión o los Valores?

Lo que se pretende es que la organización reflexione acerca de cuál es el contexto en que se mueve y qué la identifica y la diferencia.

El indicador BG 2.4 lo que quiere es que la visión se revise siempre que lo haga el Plan Estratégico (sea cada 4 años, 5, 6 ó 10) pero al menos cada 10 años.

El indicador BG 2.6 habla de revisar los valores al menos cada 10 años, y que cuando se revise el Plan Estratégico también se revisen los valores.

BG 2.7. En el proceso de definición/revisión de la Misión, Visión, Valores se considera el punto 1 del código de conducta de la Coordinadora (“Identidad de las ONGD”) como elemento de referencia

¿Qué significa y qué se entiende por manifestación expresa?

No es necesaria la mención expresa sino que la organización cumpla los puntos que aparecen en el mismo.

Cuando hablamos de Misión, Visión y Valores, estamos hablando de las  características esenciales de la organización y que todas las organizaciones miembro de la Coordinadora han firmado el compromiso de cumplimiento del código de conducta.

Por mucho que se revisen los fundamentos de la organización en cuanto a su Misión, Visión y Valores, no podrán alejarse nunca del punto 1 del código de conducta para poder ser una ONGD.

Bloque 3: Planificación y evaluación.

 BG 3.3. La planificación estratégica incluye de forma explícita referencias a la misión, visión y valores de la organización y al código de conducta de la Coordinadora.

¿Cómo se valora la “coherencia”? ¿Tiene que aparecer una alusión al código o basta con que se incluyan los temas del punto 1 del código?

Deberá aparecer la referencia concreta, para destacar la vinculación que hay entre el indicador BG 2.7  y la planificación estratégica. El auditor no puede valorar de una manera objetiva la coherencia, ni comprobar que lo que se escribe luego se cumple en la realidad, ese aspecto ya entra en la gestión de la organización y la responsabilizad de su órgano de gobierno.

BG 3.4 La planificación estratégica incluye una estimación de los ingresos privados y públicos a conseguir anualmente durante el período de aplicación del plan.

¿Es válida una estimación porcentual?

De lo que se trata es de que si se tiene una planificación estratégica para un período determinado, lo que supondrá unos gastos determinados, se pueda  tener una estimación de cuántos ingresos serán necesarios para poder llevar a cabo esa planificación. En este sentido es mejor hablar en términos absolutos y no porcentuales ya que estamos hablando de previsiones presupuestarias.

Por ejemplo para 2011 la previsión de ingresos será de 200.000 euros de los que se destinarán a Cooperación… a Sensibilización… a…; Para 2012 la previsión de ingresos será de….y así sucesivamente de forma que las actividades que hayáis determinado en el Plan Estratégico puedan llevarse a cabo.

BG 3.5: La planificación estratégica se concreta en programaciones operativas periódicas que cuentan con la aprobación del órgano de gobierno

¿Existe algún ejemplo a disposición de las organizaciones sobre programaciones operativas periódicas en coherencia con las líneas marcadas en el plan estratégico?

A lo que nos referimos es la programación por las áreas o departamentos que tengáis en la organización y que normalmente se hacen cada año junto con el presupuesto, para saber qué es lo que se va a realizar en el siguiente; (hay organizaciones que las tienen cada dos años). Y estas programaciones deben ser la concreción anual de lo que en la planificación estratégica se ha diseñado para 4 ó 5 años. Además tiene que ser aprobadas por el órgano de gobierno.

 BG 3.8 Se dispone de un documento que refleja una política, un sistema o un procedimiento de seguimiento y evaluación de los proyectos y programas de actividad propia de la organización (aquella ligada directamente al cumplimiento de la Misión).

¿Se exige la aprobación del órgano de gobierno de este documento?

No, no se exige la aprobación de la política por el órgano de gobierno sino simplemente que exista un documento. La intención de definir de esta manera el indicador es no limitar a las organizaciones  con diferentes casuísticas dentro de la Coordinadora. (Organizaciones que por su estructura, cuentan con los documentos pero que éstos no llegan a la Junta de Gobierno).

 Bloque 4: Gestión económica.

 BG 4.5  La organización cuenta con una política (*) de inversión financiera formulada por escrito y aprobada por el órgano de gobierno cuya normativa de referencia incluye, como mínimo, las previsiones de Código de Conducta de Entidades No Lucrativas para inversiones temporales establecido por la CNMV en su Acuerdo de 20/11/2003 y marca unos criterios para minimizar el riesgo.

¿Sería válido tener una referencia dentro del Manual de gestión?

La idea de poner unos campos mínimos a la política es para que en la organización haya un proceso de reflexión en torno a cada uno de los temas y no se “salve” el indicador correspondiente con una escueta frase en mitad de cualquier documento.

Cuando hablamos de política, siempre se exige que tenga como mínimo los siguientes apartados: Motivación, normativa de referencia, alcance temático y geográfico, principios básicos y requisitos de aplicación de la política. Si existe una referencia en el Manual de Gestión que contiene como mínimo todos estos apartados en ese caso sería válida. Si no contiene todos los apartados no podría considerarse una política y el indicador no se daría por cumplido.

BG 4.7. La organización dispone de un documento institucional que marca criterios de trazabilidad de los fondos finalistas que recibe.

 ¿Existe algún ejemplo a disposición de las organizaciones sobre criterios de trazabilidad?

Respecto a la trazabilidad de los fondos finalistas, se pretende que la organización tenga establecidos unos canales objetivos que permitan demostrar que cuando una persona o institución da un donativo o una subvención destinada a un proyecto o actividad concreta, tenga la garantía que de su dinero se destina al proyecto o la zona elegida. Normalmente todas las instituciones llevan una contabilidad analítica y un seguimiento presupuestario que les permite hacer esto. Lo que se pide es que la forma de proceder, esté recogida en un documento de procedimientos que se presente al auditor.

BG 4.9 La organización no acumula recursos de tesorería u otros activos financieros en el ejercicio auditado n-1 por un monto superior al total del gasto realizado en el ejercicio auditado n.

Nota: Los epígrafes del activo del balance que se integran en el concepto de “Recursos de tesorería u otros activos financieros” son los siguientes: a) V Inversiones financieras a largo plazo y b) IV Inversiones financieras a corto plazo y c) VI Efectivo y otros activos líquidos equivalentes.

Si vuestra organización desarrolla actividades fuera del área de actuación de la Coordinadora, es decir, programas de acción social en España, debe tener en cuenta que los indicadores se aplican a la parte de las actividades de la organización que se enmarca en el campo de actuación de la Coordinadora. Si vosotros enviáis cuando se solicita los ingresos para el cálculo de la cuota, el certificado de que tenéis un porcentaje mayor del 40% en otros temas que no son ni cooperación, comercio justo, sensibilización y ayuda humanitaria, estos indicadores se medirán sobre la parte que está relacionada con la Coordinadora.

Suponiendo que todos los fondos estuvieran vinculados a la Cooperación, este indicador está relacionado con los excedentes de tesorería, no de inmovilizado material, y lo que pretende hacer es una llamada de atención sobre la acumulación indefinida de fondos, el espíritu del indicador sería evitar que las ONG acumulen excesiva tesorería no ligada/aplicada a fines. No se trata de dilapidar el patrimonio, sino de invertirlo en aquello que son los fines estatutarios de la organización. Por ejemplo busca sacar a la luz situaciones de especulación sobre terrenos o en bolsa,  o que donativos se queden invertidos a largo plazo sin que nunca lleguen a los verdaderos receptores de los mismos, los beneficiarios de los proyectos.

Es un tema con mucha casuística dentro de las organizaciones de la Coordinadora, por ello lo hemos dejado en una llamada de atención considerándolo relevante y con una puntuación muy baja, para que no condicione demasiado el hecho de superar el bloque o no, pero sí es un tema de buen gobierno saber qué hacemos con los fondos que no consumimos y que haya una explicación sobre este tema en las memorias económicas de las organizaciones.

 Bloque 5: Personas.

 BG 5.1. La organización dispone de una política (*) o documento aprobado por órgano de gobierno de criterios sobre compensación y beneficios sociales que es pública y accesible para el personal contratado al que le aplica.

 ¿Existe a disposición de las organizaciones algún ejemplo? ¿Se refiere a política salarial?

Respecto al indicador BG 5.1 no existe una definición exacta de compensación y beneficios sociales porque en cada organización se tiene una política de recursos humanos distinta. Incluso, en algunas organizaciones no se tiene ninguna en absoluto, y por ello lo que pretendemos es que el órgano de Gobierno, al menos, reflexione sobre cómo quiere que sea la relación con sus trabajadores  en términos de retribución y la ponga por escrito. Aunque no exista una política como tal, lo común es que la organización disponga de un documento de relaciones laborales que está aprobado por la Junta de Gobierno que pueda servir para verificar este indicador.

¿Podrían aclararme una duda con respecto al indicador B.G. 5.1? En este caso el indicador exige “política o documento”: en el caso de que sea una política, se exige que contenga “como mínimo apartados que versen sobre lo siguiente: introducción (motivación y contexto), normativa de referencia, alcance (temático y geográfico), principios básicos y requisitos para la aplicación de la política”. No queda claro si en el caso de que sea un documento debe contener o no dichos apartados de forma explícita.

Si se trata de un documento que no llega al rango de política, no es necesario que contenga todos los apartados de forma explícita. De hecho rebajamos la exigencia y no pedimos expresamente una política, pensando en las organizaciones que no tienen tan estructurado su trabajo, para pedirles que, por lo menos, pusieran por escrito el estado actual de sus relaciones laborales y no tuvieran que acometer el  trabajo de elaborar una  política de RRHH

BG 5.3 Las políticas de RRHH hacen mención expresa a evitar cualquier discriminación.

¿Se exige la aprobación del órgano de gobierno de esta política?

No, no se exige la aprobación de la política por el órgano de gobierno sino simplemente que exista un documento. La intención de definir de esta manera el indicador es no limitar a las organizaciones  con diferentes casuísticas dentro de la Coordinadora. (Organizaciones que por su estructura, cuentan con los documentos pero que éstos no llegan a la Junta de Gobierno).

En relación a la aprobación de políticas, varias organizaciones ya comentaron que no todos los documentos son discutidos en una reunión plenaria del Patronato, por ello se aceptó como válido que “si han sido aprobadas por un comité en el que participen miembros del Patronato, se consideran aprobadas por el Patronato, siempre que hayan asistido a la reunión en la que se aprobó según figure en el acta de la reunión del comité”, lo que se pretende es la implicación del máximo órgano de gobierno en el trabajo de la organización.

BG 5.6 La organización dispone de un procedimiento para firmar con todos sus voluntarios un compromiso en el que se especifica el conjunto de derechos así como el contenido de las funciones, actividades y tiempo de dedicación.

¿Es necesario que todas las personas contratadas firmen este documento?

El indicador BG 5.6  aplica a los voluntarios no a los trabajadores, la ley del voluntariado establece que ese compromiso debe ser firmado con cada uno de ellos al incorporarse, nosotros lo que pedimos es que el modelo de compromiso (que la propia ley proporciona uno) esté preparado al menos por cada tipo (funciones) de voluntariado, y se le presenten al auditor, no hay que presentarle los firmados con cada uno de los voluntarios.

Bloque 6: Socios locales y grupos de interés.

 BG 6.3  Se dispone de unos criterios de gestión medioambiental institucionales.

¿Á qué se refiere este indicador? ¿Existe algún documento modelo a disposición de las organizaciones?

El indicador BG 6.3  se refiere a un documento en el que se refleje los criterios que aplica la organización en relación a la mejora de nuestro medio ambiente, por ejemplo si se potencia el uso del transporte terrestre, en lugar del avión, uso de materiales reciclados, control del gasto energético… cosas que aunque a lo mejor se hace de manera informal, queden reflejadas en un documento institucional para demostrar una preocupación por estos temas.

Si disponemos de un apartado denominado “Economía en recursos” dentro del Manual de procedimientos administrativos y control interno ¿cumpliríamos el indicador?

Si el apartado de Economía de Recursos contiene unos criterios de gestión medioambiental institucionales, en ese caso sería válido, ya que en este indicador no se exige que tenga categoría de política.

 BG 6.4 Se dispone de política de compras y relación con proveedores aprobada por el órgano de gobierno.

¿A qué se refiere la  política de selección de proveedores?

Para ser válido un documento como fuente de verificación de este indicador, tiene que tener la estructura de política que se pide.

Tiene que establecerse una política de compras y relación con proveedores, por ejemplo para las compras superiores a un importe X se van a solicitar tres presupuestos, o  si se van a tener en cuenta criterios de comercio justo o no, si se va a contratar servicios con empresas que tengan una política de RSC o no, con multinacionales o sólo con pequeño comercio…  Además tiene que estar aprobado por el órgano de gobierno.

Si disponemos de una Política pero sin Introducción, Normativa de referencia, Alcance, Principios básicos, Requisitos ¿sería válida?

Si el documento no contiene los requisitos mínimos que se piden para ser considerado “política”, no sería válido por lo que te recomiendo que se le haga una pequeña modificación y se apruebe por  el órgano de gobierno para adaptarla a los requisitos exigidos.

 BG 6.6 La organización ha participado como mínimo en dos de las tres últimas Asambleas de la Coordinadora y ha participado activamente al menos en un grupo de trabajo durante el último año (asistencia al menos a la mitad de las reuniones del grupo).

¿Necesitamos los certificados correspondientes al indicador BG 6.6 de la herramienta de transparencia y buen gobierno, correspondientes a los ejercicios 2009 y 2010 (participación en asambleas y grupos de trabajo de la Coordinadora)?

La Secretaría Técnica y el Grupo de Transparencia han elaborado un modelo de certificado de cumplimiento del indicador BG 6.6.

Es necesario para la evaluación de 2011.

La contabilización de asistencia a la asamblea y participación en GT de cada ONGD, se controlará desde la administración de la Coordinadora en colaboración con los vocales y coordinadores de cada grupo.

Bloque 1: Órgano de gobierno.

 TR 1.2: Si más del 40% de miembros del órgano de gobierno ostentan cargos en una misma institución y/o su pertenencia a la misma es reconocida públicamente, se hace pública dicha vinculación.

 Si no es el caso ¿se debe incluir alguna nota que indique esto?

No, si no es el caso, no hace falta indicar nada.

 ¿Es necesario renovar anualmente el documento acreditativo del cumplimiento de este indicador?

No es necesario que el documento se actualice cada año, será necesario que se actualice únicamente cuando cambie alguno de los miembros del órgano de gobierno. El documento inicial será por tanto válido mientras la composición del órgano de gobierno no cambie y se demostrará mediante los documentos que existen al efecto.

 TR 2.5 Códigos de conducta de la Coordinadora de ONGD y otros códigos de conducta (propios o suscritos) accesibles y a disposición pública.

¿Es necesaria  la aprobación por el órgano de gobierno?

Tanto el código de conducta de la Coordinadora (firmado por todas las organizaciones miembro de la misma), como cualquier otro código ético tendrá que ser aprobado por el órgano de gobierno, por la naturaleza del documento en sí.

Sin embargo, fuente de verificación del cumplimiento del indicador será el documento colgado en la web, no se está solicitando el acta de aprobación del mismo.

Bloque 3: Base social y apoyos.

TR 3.4 Existe un listado público y accesible de los financiadores públicos y privados que son personas jurídicas.

Tenemos una duda respecto a lo de publicar las personas jurídicas que apoyan nuestro trabajo ya que por la ley de protección de datos no tenemos claro que podamos hacerlo sin más. ¿No habría que preguntar una por una si nos da permiso para publicarlo? ¿Qué pasa si una empresa no quiere salir?, ¿No está en su derecho a no aparecer…? Una cosa es el tema de instituciones públicas porque es dinero público y entiendo que debe ser transparente, pero las personas jurídicas en general no lo tengo tan claro.

La Ley de Protección de datos de carácter personal, es referente únicamente a las personas físicas, no jurídicas. Es decir no es necesario preguntar a las empresas ni a ningún otro tipo de institución, se trata de información pública. Si una empresa explícitamente solicita que no aparezca su contribución a la organización, lo normal será respetar  su decisión, pero no hay esa obligación, como sí que la hay en el caso de las personas físicas.

Dado que esas contribuciones tienen que aparecer en sus cuentas, y éstas tienen que presentarlas en los registros que les correspondan (mercantil, de asociaciones…) pasan a ser públicas de alguna manera. Por eso no tiene sentido hablar de protección de datos de una institución.

Bloque 4: Planificación y rendición de cuentas.

 TR 4.7 La organización reporta a la Coordinadora la distribución del origen y aplicación de los fondos del periodo siguiendo los criterios que establece la Coordinadora.

 Si  en 2010 la evaluación de la Herramienta se hace sobre datos 2009, en la web de la Coordinadora no hay colgado nada, lo que está colgado es sobre datos 2008. ¿Entonces la fuente no tendría que ser un pantallazo de su cuestionario de este año o el pdf que se genera automáticamente?

¿El nivel de detalle que se muestra en la web de la Coordinadora sería suficiente? Lo que se muestra ahora es sólo el desglose del % destinado a proyectos y del % restante, es decir que no es tan detallado como la ficha de recogida de datos.

Efectivamente, siendo la fuente el informe anual de la Coordinadora colgado en la web de ésta, se entiende que la evaluación se hace sobre los datos del último ejercicio que aparecen colgados en el momento de hacer la evaluación, independientemente del año a que hagan referencia. En cuanto a la fuente, valdría con un visionado/pantallazo de la página de la Coordinadora.

Teniendo en cuenta la redacción literal del indicador, la organización reporta a la Coordinadora la distribución del origen y aplicación de los fondos del periodo siguiendo los criterios que establece la Coordinadora, se podría dar por cumplido el indicador con la información que aparece en la web, ya que para que ésta aparezca publicada, previamente la ONGD ha reportado los datos a la Coordinadora según los criterios de ésta.

La auditora me pide fecha de publicación del siguiente (con datos de 2010 que es lo que está auditando). No le vale el PDF que os enviamos hace poco porque en los indicadores pone que lo tiene que comprobar en vuestra web. Dice que con poner que ha comprobado que en 2009 lo hicimos y que el próximo se publica en tal fecha (donde se ve que aún no es posible comprobar el 2010) ya le vale.

La fuente de verificación no es el PDF, sino la propia web del Informe Anual. En la home hay un listado con todas las ONGD que han aportado datos. Si vais a vuestro nombre, os lleva a una ficha y ahí aparece el desglose de gastos por destino:
http://informe2010.CoordinadoraONGD.org/index.php/cifrasong/vista?id=745&anho=2010&symfony=4cs22ueusnbv0fndi9jilkcsc0

Ahora bien, son datos de 2009. Los datos de 2010 no están aún en la web y no estarán hasta marzo de 2012, porque las ONG miembro tenéis hasta octubre para aportar datos y luego hay que filtrar errores, analizar y programar la web.
TR 4.9 La organización pone a disposición pública el compromiso de comunicación con las personas e instituciones que hagan aportaciones finalistas.

¿Cómo se prueba este indicador?

La finalidad del indicador es que se respete el derecho de los donantes que quieren destinar su dinero a algún proyecto en concreto, a saber que sus fondos se han destinado al proyecto elegido.

Bastará con poner una indicación en la Web del tipo…” Los donantes son informados/ trimestralmente/semestralmente… al menos una vez al año sobre las actividades de la organización y las personas e instituciones que realizan aportaciones finalistas específicas recibirán información sobre la ejecución y el resultado de la misma…” según se indique en un documento aprobado por el órgano de gobierno que puede formar parte de vuestra política o manual de comunicación, de gestión interna o de responsabilidad social.

TR 4.10 La organización pone a disposición pública su política de inversiones financieras.

 ¿Es necesario disponer de este documento si la organización no hace ningún tipo de inversión financiera?

Considerando que es difícil que una organización no realice ningún tipo de inversión financiera (cuenta de ahorro, depósitos a plazo…) se entiende que todas las organizaciones deberían tener una política en este sentido aunque sea para afirmar que no se realiza ningún tipo de inversión financiera.

 COORDINADORAS AUTONOMICAS:

1-Sobre la dificultad con los ámbitos de ONGD: En las Coordinadoras Autonómicas (CCAA) hay ONGD de ámbito regional, de ámbito nacional que pertenecen a la Coordinadora y de ámbito nacional que no pertenecen a la Coordinadora. Si en Asamblea de la CCAA se aprobara la aplicación de la herramienta por todas las ONGD miembro, con las regionales y nacionales de la Coordinadora no habría problema, pero ¿qué autoridad o capacidad tiene una Coordinadora regional para pedir a una ONGD nacional que aplique la herramienta? porque la evaluación ha de ser de toda la entidad…

Efectivamente la evaluación es de toda la entidad, y esa capacidad no creo que deba planteársela la Coordinadora, si no la entidad, si le interesa o no cumplir con las exigencias que tiene pertenecer a la red. De todos formas ese será uno de los temas a tratar en la fase de ampliación a las autonómicas, de hecho, es por este tipo de matices que se decidió en 2008, en la Junta de Gobierno y posteriormente en la Asamblea, que no fuera de obligada aplicación para las Coordinadora Autonómicas a petición expresa de la Vocal de Coordinadoras Autonómicas.

Analizando detenidamente los indicadores se comprueba que realmente no es necesario cambiar la redacción de los mismos (excepto quizás algunos matices) para que cualquier organización que trabaje en cooperación pueda cumplirlos, son estos temas más políticos y de posicionamiento los que impiden que la aplicación de la herramienta pueda ser hecha de manera directa en el ámbito autonómico.

2- Si no existe la obligación de que las ONGD miembro realicen auditorías económicas externas, porque algunas de las entidades sean ONGD locales, con implantación territorial pero muy poco volumen económico, supondrá una dificultad en que estas ONDG pequeñas tengan que pagar a un auditor para que aplique la herramienta.

En el taller surgieron varias ideas pero todas requieren de la voluntad ajena:

- Negociar con el colegio de auditores de la comunidad autónoma que corresponda para  que hagan un precio especial a las ONGD de la misma (podría seguir siendo gravoso para las más pequeñas)

- Convencer a algún auditor para que haga estas evaluaciones de manera gratuita, como parte de su aportación voluntaria a la cooperación al desarrollo.

- Que la evaluación la realice una persona de reconocido prestigio en la Comunidad Autónoma (de manera altruista)

Desde el principio la aplicación tiene que ser realizada por un auditor. En el ánimo de todas está el que podamos conseguirlo de la manera más barata posible. Tenemos el año 2011 para analizar costes en el ámbito de las organizaciones estatales, según vayamos teniendo datos y conociendo las dificultades que se van encontrando las organizaciones más pequeñas iniciaremos negociaciones con el gremio de la auditoría. De momento no tenemos una orientación.

3-En la línea de las reflexiones de la Coordinadora de ONG de Desarrollo – España: ¿cuál sería nuestro papel como CCAA una vez aprobada en Asamblea su aplicación?

En la Asamblea de la Coordinadora de 2008 ya se aprobó su aplicación, con la salvedad de las Coordinadoras Autonómicas, y mientras no se abra el trabajo de adaptación, ese papel no está definido. De hecho ahora se está trabajando sobre el papel que va a adoptar la Coordinadora Estatal, es una reflexión abierta dentro de su planificación estratégica por lo que todavía no podemos daros orientación al respecto.

4- ¿Se va a trabajar una herramienta adaptada a las peculiaridades de las Coordinadoras Autonómicas? Si se viera necesaria esa adaptación ¿sería un trabajo del grupo de transparencia o del grupo de Coordinadoras autonómicas?

Entendemos que es necesaria la adaptación no tanto de los indicadores en sí, como de su aplicabilidad. Si la Junta de Gobierno de la Coordinadora encarga esta adaptación al Grupo de Transparencia, deberá trabajar conJuntamente con las Coordinadoras Autonómicas.

5-En el caso de que las ONGD de las Coordinadoras Autonómicas fueran a implantar la herramienta de autoevaluación, ¿el grupo de transparencia  también les daría su apoyo y asesoramiento como con las ONGD miembro de la Coordinadora?

Se ha acordado lanzar un mensaje de calma a las Coordinadoras Autonómicas para que no dinamicen la implantación de la Herramienta entre sus propias ONGD antes de 2013 como pronto. Para esa fecha el Grupo de Transparencia se compromete a apoyar, siempre y cuando el control del proceso lo asuman las Coordinadoras Autonómicas desde su Secretaría Técnica  (ST) y sus  Grupos de Trabajo (GT). Se acepta dar un curso de formación (similar al realizado el 4 de noviembre de 2010) a las Coordinadoras Autonómicas en 2011, si así lo solicitan.”

 

Comments are closed.